Manajemen File

Pengertian Manajemen File dan Fungsinya Pada Sistem Operasi

Pengertian Manajemen File

Apa itu manajemen file? Pengertian Manajemen File adalah sebuah metode dan struktur data yang digunakan oleh sistem operasi pada komputer untuk mengatur dan mengorganisir file yang ada pada disk atau partisi disk.

Sedangkan file system adalah partisi atau disk yang digunakan untuk menyimpan berbagai file di dalam komputer dengan cara tertentu.

Pengertian manajemen file secara umum dapat juga diartikan sebagai kegiatan yang berhubungan dengan penyimpanan, penempatan, pengumpulan, pemeliharaan, distribusi surat-menyurat, perhitungan, catatan, penggrafikkan, klasifikasi, dan sejenisnya untuk kemudahan dalam berorganisasi atau berbisnis.

Manajemen file ini sangat penting bagi perusahaan karena sewaktu-waktu pasti dibutuhkan. Hal ini juga untuk memudahkan yang bersangkutan untuk menggunakannya.

Filing ini juga sering digunakan sebagai ingatan seorang operator komputer atau manajer dalam kegiatan bisnis di sebuah perusahaan.

Manfaat Manajemen File

Dari penjelasan pengertian manajemen file, kita bisa memahami beberapa manfaat dari manajemen file. Berikut ini adalah Manfaat Manajemen File:

1. Meminimalisir Resiko Kehilangan File

File di dalam komputer bisa saja tidak sengaja terhapus. Dalam banyak kasus, kejadian tidak sengaja menghapus file ini bisa sangat merugikan.

2. Memudahkan Pencarian File

Penyimpanan file dalam sistem operasi komputer bisa dilakukan dengan teratur, baik penamaan file maupun letak file. Hal ini akan memudahkan pencarian seseorang ketika akan menggunakan kembali file tersebut.

3. Mengetahui File yang tak Terpakai

Ada kalanya file yang disimpan sudah tidak diperlukan lagi. Untuk menghemat kapasitas penyimpanan maka kita bisa menghapus file yang tak terpakai dengan mudah.

Manajemen file yang baik dan terorganisir akan memberikan banyak manfaat bagi para pengguna komputer.

Fungsi Manajemen File

Dari penjelasan pengertian manajemen file, kita juga akan mengetahui beberapa Fungsi Manajemen File. Diantaranya adalah sebagai berikut:

1.    Memudahkan cara kerja atau mekanisme pemakaian file secara bersama

2.    Kemudahan dalam membuat, mengedit, dan menghapus file

3.  Kemudahan dalam melakukan Backup dan recovery untuk antisipasi kehilangan file akibat kecelakaan atau upaya orang lain untuk merusak/ menghancurkan file

4. User dapat mengacu file dengan simbolik (symbolic name) tidak menggunakan penamaan yang mengacu pada perangkat fisik

5.    Data dapat disimpan dengan aman dan rahasia pada lingkungan yang sensitif

6. Tampilan antar muka yang user-friendly pada sistem file akan memudahkan penggunanya

Sasaran Manajemen File

Ada beberapa sasaran yang ingin dicapai oleh Manajemen File yang efektif, diantaranya adalah:

1.    Untuk memenuhi kebutuhan dari manajemen data bagi user atau operator komputer

2.    Memastikan data di dalam file adalah benar

3.  Memberikan dukungan berupa masukan (input) dan keluaran (output) berbagai tipe perangkat penyimpanan

4. Meminimalisir atau bahkan menghilangkan potensi kehilangan data atau upaya perusakan data

5.    Menyediakan sekumpulan rutin antar muka masukan (input) atau keluaran (output)

6.   Memberikan dukungan berupa masukan (input) dan keluaran (output) kepada banyak pengguna (user) pada sistem multiuser

Arsitektur Manajemen File

Biasanya arsitektur manajemen file terdiri dari beberapa bagian, diantaranya adalah:

1. Sistem Akses

Ini adalah segala sesuatu yang berhubungan dengan cara sebuah data yang disimpan pada file dapat diakses.

2. Manajemen File

Ini adalah segala hal yang berkaitan dengan penyediaan mekanisme operasi pada file. Misalnya; penyimpanan, pengacuan, pemakaian bersama, dan pengamanan.

3. Manajemen Ruang Penyimpanan

Ini berkaitan dengan alokasi ruang untuk penyimpanan file tersebut pada perangkat penyimpanan.

4. Mekanisme Integritas File

Ini berkaitan dengan jaminan informasi pada file yang tidak terkorupsi (corrupt file).

Tipe File Pada Sistem Operasi

Secara umum ada tiga tipe file yang terdapat pada sistem operasi, diantaranya adalah:

1. Regular File

File reguler terdiri dari file teks dan biner. File teks ini berisi barisan teks dalam format txt. Sedangkan file biner berisi ekseskusi (exe) dan juga biner dari berbagai program aplikasi dalam komputer.

File biner berbentuk exe hanya diketahui oleh sistem operasi. Sedangkan biner hasil program aplikasi hanya diketahui oleh program aplikasi yang menggunakan file tersebut.

2. Directory File

File direktori adalah file yang dimiliki oleh Operation System sebuah komputer. File ini berisi semua informasi terkait daftar file yang berada di dalam folder atau direktori.

3. Special File

File spesial adalah nama logik perangkat masukan (input) atau keluaran (output) yang dianggap sebagai file.

Data Pada Manajemen File Sebuah Perusahaan

Dalam manajemen file, ada beberapa hal yang secara mutlak wajib ditata secara rapi, antara lain:

1.    Surat penerimaan barang

2.    Surat pembayaran barang

3.    Berkas surat hutang

4.    Surat penjualan barang

5.    Surat asuransi

6.    Berkars surat pengiriman barang

7.      Surat perjanjian, dan lain sebagainya

Meskipun demikian, filing menjadi pekerjaan yang menjemukan dan ribet karena kita diharuskan berhubungan dengan berbagai macam surat-menyurat dan mengelompokkannya secara hati-hati supaya nanti mudah dicari. Beberapa pemilik bisnis memilih untuk berkonsentrasi pada hal-hal krusial, misalnya:

1.    Memastikan organisasinya menggunakan teknologi digital dengan baik.

2.    Untuk memastikan perusahaannya berhenti ketergantungan pada dokumen fisik berupa kertas, karena hal ini memakan tempat, ribet dan butuh waktu dalam menata dan mencarinya.

3.    Memastikan pengelolaan menejemen file ini tertata rapi sehingga waktu tidak dihabiskan pada tugas-tugas operasional saja.

Cara Manajemen File yang Efektif

Dampak bila tidak ada manajemen file adalah tidak adanya keteraturan pada file yang disimpan. Menurut beberapa situs bisnis besar, ada beberapa cara untuk meningkatkan efektifitas filing manajemen, misalnya:

1. Membangun Sistem “Document Filing” dan Juga Penamaannya

Kalau anggota Anda selalu convert file secara manual, baiknya mulai menejemen file dengan pemberian format nama penyimpanan. Anda harus memastikan mereka tahu dimana menyimpan file yang benar.

Sebaiknya pisahkan jenis-jenis surat mulai dari invoice dan file penting lainnya. Pastikan format penyimpanan dokumen ini juga memberikan deskripsi yang cukup supaya tidak pelru membuka satu-satu.

2. Mulai Pikirkan Soal Konversi File Sekaligus

Dengan bertumbuhnya sebuah bisnis, tentu saja Anda akan membutuhkan teknik konversi file yang tepat. Jumlah file yang sangat besar tidak memungkinkan untuk di simpan dalam sebuah lokasi. Anda bisa menggunakan berbagai batch documen conversiona products yang tersedia.

3. Berhenti Menggunakan Converter Gratisan

File converter gratisan biasanya ditujukan untuk kebutuhan personal dan pastinya fiturnya terbatas. Kalau Anda menggunakannya untuk skala besar, tentu saja akan ada banyak masalah yang muncul,seperti:

1.    Security – ketika menggunakan fitur gratisan, Anda tidak tahu benar proses konversi benar-benar aman atau tidak.

2.    Keterbatasan – Tidak semua tool gratis yang tersedia 100% gratis. Beberapa fitur mengharuskan Anda mengeluarkan uang. Atau kalau pun gratis, akan ada watermark di dokumen Anda.

3.      Permasalahan setting dan terbatasnya opsi menu

4. Menguasai Windows Explorer

Umumnya perusahaan menggunakan Windows, nah disini letak permasalahannya. Banyak orang yang kurang menguasai navigasinya.

5. Simpan Data di Lokasi yang Sama

Sisakan satu lokasi penting khusus untuk penyimpanan file. Pengertian manajemen file adalah mengklasifikasikan dan penempatan file dengan benar. Nah, buatlah folder (baca: pengertian folder) spesifik yang memudahkan Anda untuk menemukan file yang diinginkan. Jangan pernah mencampurnya.

6. Menggunakan Shortcuts

Manfaatkan fitur Shortcuts untuk mengakses folder yang paling sering dikunjungi. Ketimbang harus masuk ke folder dalam folder, ini tentu sangat pusing. Hal ini juga bisa mengurangi resiko duplikasi penyimpanan file.

7. Shared Document

Shared document sejenis Dropbox, Google Drive, One drive dan sejenisnya akan memudahkan siapapun untuk menyimpan dan meng-update file dimana pun dan kapan pun tanpa harus repot ke kantor.

Nah, setelah memahami pengertian manajemen file pada sistem operasi, fungsi, dan trik pengaplikasiannya, kita akhirnya bisa ambil kesimpulan bahwa teknologi jadi hal yang mutlak. Memastikan karyawan mengikuti perkembangan teknologi adalah sebuah keharusan.

 Pengertian Folder dan Contohnya, Fungsi Folder, Cara Membuat Folder

Pengertian Folder Dalam Komputer
Apa itu folder? Pengertian Folder adalah tempat untuk menyimpan atau menampung berbagai file di dalam komputer, baik itu file data, file dokumen, dan file sistem. Pada perangkat komputer, secara default folder di dalam komputer ditunjukkan dengan gambar atau ikon kecil berbentuk map  atau amplop coklat.
Folder berisi file-file (baca: pengertian file) berupa gambar, teks, angka, video, program, slide dan jenis file lainnya. Jika tidak ada folder, mungkin file-file yang tersimpan di komputer tidak tertata dengan baik dan cenderung berkumpul menjadi satu. Oleh karena itu, penggunaan folder dapat membantu memudahkan untuk mengarsipkan data.
Mengacu pada pengertian folder tersebut, bagi seseorang yang berkerja di bagian atau bidang administrasi (baca: pengertian administrasi) tentu menggunakan folder sudah menjadi keharusan untuk mengelompokan dokumen sesuai dengan isinya.
Fungsi Folder Pada Komputer
Di dalam komputer, folder berfungsi untuk menyimpan file atau dokumen. Ada banyak sekali jenis file dan dokumen yang bisa disimpan dalam folder, bahkan di dalam folder bisa juga disimpan folder lain atau sub-folder.
Pada umumnya, aktivitas pembuatan folder pada komputer adalah untuk menyimpan file berdasarkan kategori atau jenisnya. Pengkategorian folder tersebut dibuat untuk memudahkan user dalam mencari dan menemukan file atau dokumen yang pernah disimpan sebelumnya.

Contoh cara pengkategorian folder dalam komputer:

1. Folder foto; khusus berisi berbagai file foto dan juga sub-folder foto lainnya
2. Folder video: khusus berisi berbagai file video dan juga sub-folder video lainnya
3. Folder music; folder yang dibuat khusus untuk file musik (MP3, midi, dan lainnya).
4. Folder dokumen: folder yang dibuat khusus untuk menyimpan file aplikasi seperti Word, Excel, Presentasi

Cara Membuat Folder Pada Komputer
Setelah memahami pengertian folder dan fungsinya, tentunya kita juga perlu mengetahui cara membuat folder di dalam komputer. Berikut ini adalah cara membuat folder di dalam komputer yang menggunakan sistem operasi Windows:

1. Membuat Folder di Drive Tertentu

Langkah pertama adalah masuk ke My Computer, dapat dilakukan dengan menekan tombol Windows + E pada keyboard secara bersamaan
Tentukan drive atau lokasi tempat kita membuat folder baru (misalnya pilih drive E)
Arahkan kursor ke area kosong di drive E, klik kanan mouse, lalu arahkan kursor ke New > pilih Folder
Berikan nama pada folder yang baru dibuat, atau bisa juga dengan rename folder tersebut
Folder selesai dibuat

2. Membuat Folder di Desktop

Kita juga bisa membuat folder di desktop. Umumnya membuat folder di desktop bertujuan untuk memudahkan membuka file yang sering digunakan sehingga tidak perlu repot-repot masuk ke drive di dalam komputer. Berikut ini cara membuat folder di desktop:

Setelah menghidupkan PC atau laptop, klik kanan pada area kosong di desktop, lalu arahkan kursor ke New > klik Folder
Berikan nama pada folder yang baru dibuat,  folder bisa juga di-rename setelah dibuat
Folder selesai dibuat

Tips Manajemen Data yang Baik dengan Membuat Folder
Bagi beberapa orang, melakukan manajemen data dengan membuat folder terkadang masih sulit dilakukan. Apalagi jika file-file yang perlu diarsipkan sangat banyak atau bahkan ada duplikat file, biasanya hal seperti ini akan membingungkan.

Nah, berikut ini tips manajemen data yang baik di dalam folder:

1. Menggunakan File Ekstensi yang Sesuai
Sebaiknya menghindari file ekstensi yang tidak bisa dibuka pada dua sistem operasi sekaligus yaitu Linux dan Windows. Misalnya pada dokumen word, Anda bisa menggunakan ekstensi *.doc, dan jangan menggunakan *.odt karena hanya bisa dibuka dengan Open Office saja.

2. Membuat Konsep Penataan
Dengan membedakan masing-masing file sesuai ekstensinya, maka nantinya setiap ekstensi bisa dibuat folder masing-masing untuk memudahkan pencarian. Dalam hal ini Anda perlu membuat konsep penataan folder yang tepat untuk mengorganisasi file yang jumlahnya banyak.

3. Penamaan File dan Folder
Sesuai dengan pengertian folder sebelumnya dimana tujuannya untuk mengatur file dengan baik maka usahakan selalu membuat nama folder dengan benar, jelas, tanpa disingkat dan tidak terlalu panjang.

Bahkan jika memungkinkan buatlah format penamaan file, sebagai contoh format berikut: (nama konsumen)_(asal)_(jenis pesanan). Dengan membuat format file khusus, ini akan memudahkan pencarian file nantinya. Namun, jika file terlihat acak dan tidak membentuk pola bisa menggunakan nama file dengan panjang 3-5 kata saja.

4. Pengelompokan File dalam Folder
Meskipun file-file tertentu sejenis atau berada pada satu kelompok folder, namun jika terdiri dari ekstensi yang berbeda-beda sebaiknya dibuat sub folder untuk memudahkan pembacaan. Misalnya dalam folder X terdiri dari 4 sub folder dari masing-masing ekstensi.

5. Menggunakan Ikon Folder yang Unik
Anda bisa mengganti ikon default dengan ikon folder yang unik. Tujuannya agar lebih bagus dilihat dan memudahkan pencarian. Misalnya dalam folder berisi file-file foto, Anda bisa mengganti ikon folder dengan gambar kamera.

6. Hindari Duplikat File
Sebaiknya menghindari adanya file ganda, karena saat Anda mencari suatu file dengan menu seach, maka akan keluar beberapa file dengan nama yang sama. Tentu saja hal tersebut akan membingungkan karena Anda lupa mana file yang update terakhir.

Jika memang mengharuskan adanya file ganda sebaiknya gunakan format nama file yang berbeda. Sebagai contoh: Laporan Keuangan 2017 (file 1) dan Laporan Keuangan 2017 _ Revisi 1 (file 2). Dengan contoh tersebut akan memudahkan Anda untuk mendapatkan file terupdate.

7. Back Up File
Karena kita tidak pernah tahu kapan komputer mengalami eror atau bahkan mati total, sebaiknya sering-sering melakukan back up data. Misalnya dalam kurun waktu 1-2 minggu sekali data-data di backup dengan CD atau DVD.

• Pengertian Database
• Pengertian Brainware

Jadi itulah sedikit ulasan tentang pengertian folder, fungsi, cara membuat folder, dan tips manajemen data yang baik di dalam folder. Semoga bermanfaat untuk Anda yang sedang mencari tips mengelola file dengan rapi.